Od neformálního chaosu k procesům, kterým rozumí celý tým
Dodete Hexiyi je pracovní program pro malé agentury a studia, jejichž tým roste rychleji než jejich interní organizace. Pracujeme se čtyřmi provázanými oblastmi: rozdělením práce, předáváním úkolů mezi lidmi, komunikací s klienty a schopností procesy postupně vyhodnocovat a doladit.
Pracujeme s týmy o velikosti zhruba od pěti do pětadvaceti lidí, tedy v období, kdy tabulky, sešívané maily a ústní dohody přestávají stačit.
Chaos se dlouho tváří jako flexibilita
V malé agentuře funguje leccos díky tomu, že si lidé rozumí. Zadání se domluví u kávy, úkol se předá zprávou v chatu, klient dostane odpověď od toho, kdo zrovna má čas. Dokud je tým malý, systém drží pohromadě silou vztahů.
S růstem počtu lidí a projektů se ale stejný způsob práce začíná lámat. Objevují se opakované dotazy typu kdo to má na starosti, zadání se ztrácí v dlouhých mailových vláknech a klient dostává od různých lidí z týmu vzájemně si odporující informace. Jeden člověk je přetížený, zatímco druhý čeká na to, až mu někdo řekne, co má dělat.
Cílem programu není zavést těžkopádnou byrokracii, ale najít minimální množství struktury, které tuto křehkost odstraní a zároveň zachová rychlost a kreativní volnost, pro kterou malé studio lidé vybrali.
Čtyři oblasti, na které se program zaměřuje
Každá oblast se řeší samostatně, ale výstupy se propojují do jednoho srozumitelného provozního rámce pro celý tým.
Interní organizace
Vyjasnění rolí, odpovědností a rozhodovacích pravomocí tak, aby bylo jasné, kdo za co odpovídá i v období dovolených a zástupů.
Předávání úkolů
Nastavení jednotného způsobu, jak zadání putuje mezi lidmi a odděleními, aby se nic neztratilo a nový člověk se v projektu rychle zorientoval.
Práce s klienty
Sjednocení komunikace vůči klientům v místech, kde nejčastěji vznikají třecí plochy, tedy při zadání, revizích a předávání výstupů.
Měření a zlepšování
Zavedení jednoduchých rutin pro pravidelné vyhodnocení, které procesy fungují a které je potřeba upravit podle reálné praxe týmu.
Neformální fungování vedle srozumitelných procesů
Tabulka ukazuje typické situace v provozu malé agentury a to, jak se stejná situace liší podle toho, zda tým pracuje čistě neformálně, nebo má zavedený jednoduchý proces.
| Oblast | Neformální fungování | Se srozumitelnými procesy |
|---|---|---|
| Zadávání úkolů | Zadání putuje mezi chatem, mailem a ústní domluvou, detaily se snadno ztratí a musí se dohledávat. | Zadání má jedno pevné místo a jasnou strukturu, na kterou je tým zvyklý a kterou dodržuje. |
| Komunikace s klientem | Klient dostává odpovědi od různých lidí, informace se občas neshodují a působí to nekonzistentně. | Je jasné, kdo za komunikaci s daným klientem odpovídá a jaký je dohodnutý rytmus reportování. |
| Zastupitelnost v týmu | Když je klíčový člověk pryč, projekt se zpomalí, protože nikdo jiný nemá přehled o detailech. | Základní informace o projektu jsou zapsané tak, aby je zvládl přečíst i kolega, který na projektu běžně nepracuje. |
| Nástup nových lidí | Nový člověk se učí za pochodu, ptá se různých kolegů a skládá si obrázek postupně z útržků. | Existuje srozumitelný úvod do fungování týmu, na který se nováček může kdykoliv vrátit. |
Jak program v hrubých obrysech funguje
Podrobný popis jednotlivých kroků najdete na stránce Jak začít. Zde je stručný přehled celého rámce.
Diagnóza
Rozhovor s týmem a mapování současného stavu, včetně míst, kde vznikají zdržení.
Návrh
Návrh cílového procesu šitého na míru velikosti a stylu práce konkrétního studia.
Pilotní zavedení
Ověření nového postupu na reálném projektu s možností úprav za provozu.
Vyhodnocení
Společné zhodnocení, co se osvědčilo, a doladění postupu do finální podoby.
Přehled o vytížení týmu na jednom místě
Jedním z praktických výstupů programu bývá jednoduchý přehled, díky kterému vedení studia vidí, jak jsou jednotliví lidé aktuálně vytížení, aniž by muselo obcházet každého zvlášť. Následující ukázka je pouze ilustrační příklad toho, jak taková vizualizace může vypadat.
Ilustrační příklad vizualizace vytížení. Nejde o reálná data konkrétního klienta ani o garantovaný výsledek programu.
Odpovědi na otázky, které si agentury kladou nejčastěji
Musíme kvůli programu zavést nový software?
Ne nutně. Program se v první řadě zaměřuje na to, jak si tým rozdělí práci a jak spolu komunikuje. Nástroje se volí až podle zvoleného postupu a často jde o úpravu toho, co studio už používá, ne o zavedení něčeho zcela nového.
Je program vhodný i pro tým, který nemá žádné formální procesy?
Ano. Většina agentur, se kterými se pracuje, začíná právě z tohoto bodu. Diagnostická fáze se přizpůsobí tomu, na jaké úrovni se tým aktuálně nachází.
Kolik lidí z týmu se musí programu účastnit?
Záleží na velikosti studia a rozsahu zvolené varianty. U menších týmů se často zapojuje vedení a klíčoví lidé z každého oddělení, u skupinových programů se pak scházejí zástupci více agentur najednou.
Jak dlouho obvykle trvá, než jsou nové procesy zavedené?
Rozsah se odvíjí od velikosti týmu a počtu řešených oblastí. Orientační časový rámec jednotlivých kroků najdete na stránce Jak začít.
Chcete probrat, kde vaše studio aktuálně stojí?
Úvodní konzultace slouží k tomu, abychom společně zmapovali, které oblasti provozu aktuálně nejvíc zpomalují tým a kde by dávalo smysl začít. Bez závazků, s jasně popsaným dalším postupem.